Mitä verkkokaupan yhdistäminen toiminnanohjausjärjestelmään vaatii?
Mikä on verkkokaupan luotettavan ja automaattisen toiminnan salaisuus? Kehtaamme väittää, että se on onnistunut järjestelmäintegraatio, jonka avulla verkkokauppa ja toiminnanohjausjärjestelmä pitävät automaattisesti toinen toisensa ajan tasalla.
Tietojärjestelmäintegraatio on tässä tapauksessa verkkokaupan ja toiminnanohjausjärjestelmän välille rakennettava keskusteluyhteys. Usein tällainen integraatiohanke on keskisuuren tai suuren yrityksen tarpeeseen vastaava projekti. Tarve integraatioprojektiin voi syntyä kokonaan uuden tietojärjestelmän käyttöönotosta tai vanhan uusimisesta.
Joka tapauksessa tieto halutaan saada kulkemaan paikasta A paikkaan B. Paikkojen väliselle matkalle tarvitsee paitsi louhia tarpeeksi nopea reitti, myös mahdollistaa matkatavaran muodon muuttaminen pääteaseman haluamaan muotoon.
Lähdetään katsomaan, mitä kaikkia hyötyjä sekä ominaisuuksia verkkokaupan ja toiminnanohjausjärjestelmän integraatiossa on.
Verkkokauppa – tuskastu siihen tai yhdistä se ERP:iin
Monen verkkokauppiaan liiketoiminta voi alkaa kirjoittamalla Googlen hakukoneeseen esimerkiksi ”yksinkertainen verkkokauppa-alusta”. Tämän haun käynnistämän tapahtumaketjun myötä verkkokauppias saattaa perustaa ensimmäisen verkkokauppansa esimerkiksi Shopifyn tai Woocommercen voimin. Nopeasti pystytettävä ja helposti hallittava alusta tarjoaa usein kaikki tarpeelliset toiminnallisuudet liiketoiminnan pyörittämiseen sen alkuvaiheessa.
Siirretään kelloa jokunen vuosi eteenpäin. Jos tuotteilla ja palveluilla on ollut kysyntää, liiketoiminta on päässyt kasvamaan ja myynti- ja tuotantovolyymien käyrät osoittavat kohti koillista. Kasvu aiheuttaa verkkokauppiaalle usein uusia tarpeita. Esimerkiksi varastotilaa tarvitaan enemmän ja materiaalitilauksista olisi saatava aiempaa paremmin ennakoitavia.
Menestynyt liiketoiminta aiheuttaa uusia tarpeita myös verkkokaupan puolella. Tuotetietojen hallinta, varastotilanteen ajankohtainen seuranta ja kaikki lakisääteinen dokumentointi saattavat liiketoiminnan kasvaessa syödä niin paljon aikaa, että niistä muodostuu haittaa varsinaiselle liiketoiminnalle ja sen kehittämiselle. Tällöin on viimeistään aika harkita ERP:n (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista ja sen yhdistämistä verkkokauppaan.
Ryhdytäänkö heti hommiin? Varaa tästä linkistä maksuton konsultaatioaika ja katsotaan, millainen tilanne verkkokaupassa vallitsee.
Mitä hyötyä on toiminnanohjausjärjestelmän yhdistämisestä verkkokauppaan?
Kuvitellaan, että käytössä ovat erilliset toiminnanohjausjärjestelmä ja verkkokauppa. Asiakkaat voivat verkkokaupassa tarkastella tuotteita, niiden saldoja ja tehdä tilauksia. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla verkkokauppias muun muassa pitää yllä tilannetietoa uusista valmistuvista tuotteista, varastotilanteesta, materiaalihankinnoista, laskutuksesta ja kirjanpidosta.
Jos toiminnanohjausjärjestelmän ja verkkokaupan välille ei ole rakennettu mitään automaattista tietoliikenneyhteyttä, verkkokauppiaan ainut vaihtoehto on manuaalisesti päivittää tietoja molempiin järjestelmiin, jotta niissä olevat tiedot olisivat identtisiä.
Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään täytyisi tässä tilanteessa päivittää varastosaldot, jotka ensin katsotaan verkkokaupasta. Samoin verkkokaupasta tehdyt tilaukset pitäisi manuaalisesti siirtää toiminnanohjausjärjestelmään. Vastaavasti myös uusien tuotteiden lukumäärä ja muut tiedot pitäisi katsoa varastonhallintanäkymästä, ja käydä sitten erikseen päivittämässä verkkokauppaan.
Eikö olisikin kätevää, jos esimerkiksi tuotesaldot päivittyisivät automaattisesti molempiin? Juuri tämän ongelman verkkokaupan ja toiminnanohjausjärjestelmän integraatio ratkaisee. Integraatioprojektissa järjestelmien välille rakennetaan tietoliikenneyhteys, joka automaattisesti päivittää halutut tiedot molempiin järjestelmiin säännöllisin väliajoin. Tällä tavalla sekä toiminnanohjausjärjestelmässä että verkkokaupassa on aina ajan tasalla oleva ja yhtenäinen informaatio.
”Integraatioprojektissa järjestelmien välille rakennetaan tietoliikenneyhteys, joka automaattisesti päivittää halutut tiedot molempiin järjestelmiin säännöllisin väliajoin.”
Kuvitellaan esimerkin vuoksi, että verkkokauppias kuitenkin nauttii jostain kierosta syystä vaikkapa tuhannen tuotteen manuaalisesta varastosaldojen ja tuotetietojen päivittämisestä. Otetaan mukaan inhimillisen virheen mahdollisuus, niin voimme tehdä varsin turvallisen veikkauksen, että jossakin kohtaa tulee se kuuluisa typo.
Virhe voi olla käytännön kannalta melko harmiton, kuten esimerkiksi, että tuotekuvauksessa lautakasa muuttuu muotoon lauutakasa. Mutta jos esimerkiksi hintatiedoista tipahtaa verkkokaupassa yksi nolla pois, ja asiakkaat voivat ostaa tuotteita merkittävään alihintaan, on siinä kohtaa on tehty jo haittaa liiketoiminnalle.
Varsin raivostuttavaa asiakkaan näkökulmasta on myös se, että verkkokauppa ilmoittaa jotain tuotetta vielä olevan, mutta tilauksen ja maksun jälkeen alkaa selittely ja pahoittelu siitä, että tuote onkin loppu ja että tuotetiedot eivät vain olleet ajan tasalla.
Järjestelmäintegraatio auttaa tässäkin ongelmassa. Kun manuaalisen työn määrä vähenee, myös virheiden todennäköisyys pienenee.
Mikä Lemonsoft-integraatio?
Lemonsoftiksi kutsutaan sekä vaasalaista IT-yritystä että heidän kotimaista toiminnanohjausjärjestelmäänsä. Tämä järjestelmä on laajasti räätälöitävissä asiakkaan toiveiden mukaan, jolloin se sisältää vain liiketoiminnalle tarpeelliset ominaisuudet. Järjestelmästä saadaan siis liiketoimintaa tukeva, kun järjestelmän käyttöä eivät hankaloita aivan kaikki tarjolla olevat tekniset ominaisuudet.
Lemonsoftin toiminnanohjausjärjestelmään, tai tuttavallisemmin ”Lemariin”, kuuluu myös avoin palvelurajapinta, joka on keskeisessä roolissa, kun järjestelmää yhdistetään toisiin järjestelmiin. Rajapintaa voi ajatella listana sääntöjä, jotka määrittävät mitä kaikkea tietoa järjestelmä voi luovuttaa muille järjestelmille tai mitä tietoa se voi vastaanottaa muista järjestelmistä.
”Rajapintaa voi ajatella listana sääntöjä, jotka määrittävät mitä kaikkea tietoa järjestelmä voi luovuttaa muille järjestelmille tai mitä tietoa se voi vastaanottaa muista järjestelmistä.”
Lemonsoftin rajapinta esimerkiksi mahdollistaa verkkokauppatuotteiden hintatietojen, varastosaldon, mittojen ja tuotekuvausten siirtämisen verkkokauppaan. Lisäksi rajapinta mahdollistaa, että tilaustiedot voidaan tuoda verkkokaupasta toiminnanohjausjärjestelmään.
Mitä se integraatio sitten ihan tarkalleen tekee?
Otetaan käytännön esimerkki. Lemonsoftin järjestelmässä verkkokaupan tuotteille asetetaan hinta, kuvaus, mitat ja saldo. Oikein toimiva integraatio tarkistaa nämä tiedot joko niiden muuttuessa tai tietyin aikavälein, ja siirtää muuttuneet tiedot verkkokauppaan. Näiden tietojen muoto voi olla erilainen verkkokaupassa ja tilausjärjestelmässä, joten integraation on kyettävä muuttamaan tieto oikeaan muotoon ja viemään se oikealle paikalle, jotta tuotetiedot säilyvät yhtenäisinä sekä verkkokaupassa että tilausjärjestelmässä.
Mikäli on tarve saada jotain tietoa siirtymään tavanomaisen rajapinnan ulkopuolelta, on tehtävä rajapintamuutoksia. Nämä ovat luonnollisesti hieman työläämpiä projekteja, mutta mikäli epätavallisen tiedon automaattinen siirtyminen verkkokaupan ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä katsotaan poikkeukselliseksi liiketoiminnalliseksi eduksi, niin tällainen rajapintatyö voi olla harkinnan arvoinen.
Louhitaan toimiva tunneli tietojärjestelmien välille
Louhoksen softapuolella on toteutettu useita projekteja, joissa on joko tehty pelkkä integraatio Lemonsoftiin tai sitten ensin laitettu pystyyn itse verkkokauppa ja sen jälkeen liitetty se tarvittaviin järjestelmiin. Sulavimmin työ sujuu, kun tietoliikenneyhteydet asennetaan oman wManage-alustamme päälle rakennetun verkkokaupan ja Lemonsoftin välille. Tarvittaessa integraatiotyöt toki onnistuvat myös Woocommerce-verkkokaupoille.
Halutaanko yrityksessänne säästää aikaa, vähentää manuaalisen näpyttelytyön riskejä sekä parantaa valmiuksia ohjata liiketoimintaa ajantasaisella tiedolla? Heitä ensimmäinen kivi kohti integraatiotunnelia alla olevalla lomakkeella!
