Tässä artikkelissa Louhoksen projektipäällikkö Aarne Manneri kertoo, kuinka verkkosivuprojektit usein etenevät ja mitä kaikkea ne voivat pitää sisällään. Projektien laajuus ja yksityiskohdat vaihtelevat paljon, mutta perimmäinen tavoite on joka kerta sama: saada aikaan verkkopalvelu, joka tukee asiakkaan tavoitteita ja päämääriä.
Projektipäällikön tehtävässä Aarnen vastuulla on huolehtia verkkosivuprojektien läpiviennistä niin, että asiakas ja kehitystyötä tekevä tiimi tietävät jatkuvasti missä mennään. Runsashiuksinen projarimme pyrki vastaamaan Louhoksen sisältöosaston esittämiin verkkosivu-aiheisiin kysymyksiin mahdollisimman selkeästi.
Mikäli mieleesi nousee tekstin myötä lisäkysymyksiä, tai olet verkkosivuosaajia vailla, ota yhteyttä ja sovitaan maksuton Teams-kartoituspalaveri.
1) Mitä haasteita verkkosivujen toteuttamisessa voi ilmetä?
Paljon erilaisia, mutta valtaosa niistä liittyy yhteisymmärryksen puutteeseen tai väärinkäsityksiin asiakkaan ja verkkosivujen toteuttajan välillä. Projektin alkuvaiheessa tulisi käyttää riittävästi aikaa vuorovaikutukselle, jotta saadaan rakennettua riittävän tarkka yhteisymmärrys siitä, mitä projektissa tarkalleen ollaan tekemässä, mitä kaikkea se sisältää ja mitä ei, missä ajassa se voidaan toteuttaa ja millaisilla kustannuksilla.
Varsinkin silloin kun ollaan luomassa jotain täysin uutta, niin pelkästään viestimällä asiakkaan kanssa voi olla haastavaa muodostaa yhteisymmärrystä siitä, millaista sivustoa halutaan. Tässä auttaa erillisen suunnitteluvaiheen sisällyttäminen projektiin, jossa ensin hahmotellaan ja piirretään kuvia myöhemmin koodattavasta sivustosta.
Kun yhdessä katsotaan konkreettisia kuvia suunnitellusta sivustosta, niin on paljon helpompi tehdä tarkennuksia ja viilauksia.
2) Millainen on verkkosivuprojekti vaihe vaiheelta?
Projekti alkaa luonnollisesti myyntivaiheella, jonka aikana asiakkaan kanssa käydään neuvotteluja kokonaisuudesta sekä hinnasta. Myyntivaiheeseen liittyy myös asiakkaan tarpeiden ja toiveiden kartoittaminen sekä liiketoiminnan laajempi ymmärtäminen. Näin siksi, että verkkosivuja harvoin tehdään vain verkkosivujen tekemisen ilosta. Ne ovat pikemminkin työkalu, jolla asiakas pyrkii edistämään jotain tavoitettaan.
Myyntivaihetta seuraa projektin suunnitteluvaihe. Nämä kaksi ensimmäistä vaihetta ovat usein päällekkäisiä ja vaikeasti erotettavissa. Tarjousta varten on tietenkin tehtävä jonkin verran suunnittelu- ja ideointityötä, mutta itse projektiin kuuluu myös suunnittelua. Tämä suunnittelu kattaa muun muassa verkkosivun hahmottelun ja piirtämisen, projektisuunnitelman teon ja ylläpidon sekä, resurssi- ja aikataulusuunnittelun.
Suunnitteluvaiheen jälkeen tulee projektin toteutusvaihe, jonka aikana suunnitelmat sitten toteutetaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ohjelmistokehittäjä koodaa sivuston suunnitelman mukaan: toteuttaa ulkoasun ja toiminnalliset ominaisuudet, kuten yhteydenottolomakkeen.
Mikäli projektiin kuuluu myös vaikkapa valokuvausta ja sisällöntuotantoa, ne toteutetaan myös toteutusvaiheessa. Toteutuksen aikana tapahtuu myös projektin ohjaamista, mikä tarkoittaa esimerkiksi eri tehtäväkokonaisuuksien edistymisen seurantaa ja raportointia asiakkaalle.
Projektin viimeinen vaihe on päättäminen, jolloin verkkosivu testataan, julkaistaan ja luovutetaan asiakkaalle. Tähän kuuluu usein myös verkkosivuston hallinnan opastus. Päätösvaiheessa olisi myös hyvä kerätä asiakkaalta palautetta projektin sujumisesta, reflektoida projektin onnistumiset ja haasteet sisäisesti sekä dokumentoida tarvittavat tiedot.
3) Mitä osa-alueita verkkosivuprojektiin kuuluu?
Tämä riippuu todella paljon asiakkaan tarpeista ja resursseista. Minimissään verkkosivujen toteuttamiseksi tarvitsee suunnitella sen ulkoasu ja käyttöliittymä sekä toteuttaa tuo suunnitelma teknisesti.
Usein verkkosivujen hankkimisen tai päivittämisen yhteydessä on myös muitakin tarpeita. Näitä ovat esimerkiksi logon tai yritysilmeen päivittäminen tai toteutus, tekstintuotanto, hakukoneanalyysi tai -optimointi sekä valokuvaus. Joskus verkkosivun julkaisun myötä halutaan myös käynnistää digimarkkinointi esimerkiksi Googlen kanavissa tai sosiaalisessa mediassa.
Neuvoteltaessa verkkosivuprojektista tulisi selkeästi sopia, mitä osa-alueita projektiin kuuluu ja millä laajuudella. Välillä käy myös niin, että projektin aikana saadaankin uusia ideoita, jotka haluttaisiin mukaan projektiin. Tällöin on hyvä olla toimintatavat mietittynä myös sille, miten projektin aikana voidaan ottaa mukaan työtä alkuperäisen suunnitelman ulkopuolelta.
4) Onko asiakkaan pyytämä ”pieni muutos” verkkosivuille oikeasti pienitöinen?
Ei ole mitenkään tavatonta, että asiakas pyytää muuttamaan sivustolla jotakin yksittäistä kohtaa ja pyynnön yhteydessä mainitaan jotain sellaista kuin ”tämä on varmaan pieni työ ja hoituu nopeasti.” Sehän on toki itsestäänselvyys, että verkkosivujen omistaja pyrkii minimoimaan sivujen päivittämisestä aiheutuvat kustannukset, ja että asiakas tahtoisi muutostoiveiden toteutuvan nopeasti.
Voi kuitenkin olla, että pieneltä vaikuttava muutos vaatii teknisesti monenkin asian viilaamista ja säätämistä. Verkkosivuston rakennustavasta riippuu paljon, miten paljon yksi muutos vaikuttaa muihin sivuston osiin.
5) Miten voi huolehtia hyvästä viestinnästä verkkosivuprojektin aikana?
Projektin suunnitteluvaiheessa on hyvä sopia, millä tavalla viestintä hoidetaan projektin aikana. Joissakin projekteissa voidaan jo alusta saakka sopia säännölliset tilannekatsaukset, joiden ei todellakaan tarvitse olla pitkäkestoisia. Näitä katsauksia voi olla esimerkiksi joka toinen viikko.
Säännölliset katsaukset myös tukevat projektin sisäistä työstämistä. Tiimin päämäärää selkeyttää tieto ajoin seuraavan katsauksen ajankohdasta, ja se, mitä siihen mennessä tulisi olla valmiina.
Viestinnässä on myös hyvä pitää mielessä sellainen sääntö, että mitään ei tulisi olettaa. Vähänkin epävarmoissa tilanteissa on parempi kysyä heti tarkennuksia asiakkaalta. Oletuksia myös tulee vastaan vähemmän, kun projektin alusta saakka dokumentointi ja tiedostonhallinta on hoidettu huolellisesti.
Haastattelijat: Alina Heywood ja Saga Tanner
-- -- -- --
Heräsikö kiinnostus? Voit varata ilmaisen Teams-kartoituspalaverin asiantuntijan kanssa, jos pohdinnassasi on yrityksesi verkkosivuasiat.
Aarne Manneri
Project Manager
040 516 7169
aarne.manneri@louhosdigital.fi
